Créer une sucursale ou agence dans Zoho Books

Pour créer une sucursale (agence, branche, locations) dans Zoho Books, voici les étapes à suivre :

Connectez-vous à Zoho Books : Accédez à votre compte Zoho Books :

Accédez aux Paramètres : Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite pour ouvrir le menu des paramètres.

Sélectionnez "Branches" / "Sucursales" / Locations : Dans la section "Paramètres de l'entreprise", recherchez l'option "Branches" / "Sucursales" / Locations - Ajoutez une nouvelle sucursale.

Remplissez les informations requises (nom de la sucursale, l'adresse, le numéro de téléphone, etc.)

Si la nouvelle agence dispose de son propre logo, veuillez choisir l'option "Télécharger un nouveau logo". Une fois enregistré, il ne sera pas possible de le modifier par la suite.

Enregistrez les modifications : Après avoir rempli tous les champs nécessaires, cliquez sur "Enregistrer" pour créer la nouvelle sucursale.

Configurer les paramètres spécifiques : Vous pouvez également configurer des paramètres spécifiques pour chaque sucursale, comme les comptes bancaires, etc.

Enregistrer les transactions :

Pour chaque transaction, assurez-vous de sélectionner la succursale appropriée.

Utilisez les fonctionnalités de facturation, de dépenses et de paiements pour enregistrer toutes les opérations.

Suivre les rapports :

Accédez à "Rapports" pour générer des états financiers par succursale.

Vous pouvez consulter des rapports comme le bilan, le compte de résultat, et les rapports de ventes spécifiques à la succursale.

Gestion des taxes :

Configurez les taux de taxe applicables.

Collaboration et accès :

Si vous avez une équipe, vous pouvez gérer les rôles et les permissions pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder aux données de la succursale.

Les rôles prédéfinis ne peuvent ni être modifiés ni supprimés. En revanche, vous pouvez cloner un rôle existant pour l'adapter à vos besoins.

Intégration avec d'autres outils :

Si nécessaire, intégrez Zoho Books avec d'autres applications pour une gestion plus fluide (comme Zoho CRM, Zoho Inventory, Zoho Projects, etc.).

Modèles

Avec l'activation des Agences / Locations, il est important d'ajouter la ligne ${ORGANIZATION.BRANCHNAME} dans tous les templates que vous allez utiliser, tels que les factures, les devis, etc. Cela permettra d'afficher le nom de l'agence de manière plus précise avec l'adresse.

Paramètres - Peronnalisation - Modèles.

Modèles (ouvrir le template en question) - Détails de la transaction - Format d'adresse de l'organisation - Configurer - Insérer des caractères de remplacement - ${ORGANIZATION.BRANCHNAME} - Sauvegarder.

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